Certificati di malattia, nuove disposizioni e controlli INPS sui certificati retroattivi.
Circolare n. 04/2026.
Con una recente circolare, l’INPS ha comunicato l’introduzione di un sistema di controlli più rigorosi in materia di certificazioni mediche di malattia, con particolare riferimento ai certificati emessi con decorrenza retroattiva. Alla luce delle novità introdotte, si ritiene opportuno riepilogare le regole operative e fornire indicazioni pratiche per una corretta gestione delle assenze per malattia, al fine di evitare contestazioni, mancato riconoscimento dell’indennità e problematiche retributive.
1. Certificati retroattivi: cosa cambia
In passato era prassi l’emissione di certificati con decorrenza retroattiva di un giorno. L’INPS riconosceva la tutela economica per il giorno precedente alla data di redazione del certificato esclusivamente in caso di visita domiciliare, pur non avendo strumenti tecnici per verificarne l’effettiva modalità di rilascio. Con il nuovo sistema di controllo, l’Istituto è ora in grado di verificare se il certificato sia stato emesso:
- a seguito di visita ambulatoriale, oppure
- a seguito di visita domiciliare.
Di conseguenza, la richiesta di certificati retroattivi non è più da considerarsi una prassi ammissibile, salvo nei casi espressamente previsti.
2. Quando è riconosciuta la retroattività .
L’INPS riconosce la tutela della malattia anche per il giorno precedente alla data di redazione del certificato solo se ricorrono tutte le seguenti condizioni:
- il certificato è redatto a seguito di visita domiciliare del medico curante;
- tale circostanza è espressamente indicata nel certificato;
- il giorno precedente alla redazione è un giorno feriale.
In assenza anche di uno solo di tali presupposti:
- il giorno precedente non è indennizzabile;
- il datore di lavoro non può anticipare l’indennità per conto dell’INPS;
- l’assenza rischia di risultare non giustificata e non retribuita.
3. Decorrenza della malattia: regola fondamentale
La normativa vigente non consente al medico di giustificare giorni di assenza precedenti alla visita ambulatoriale. Ne consegue che:
- la visita medica e l’emissione del certificato devono avvenire lo stesso giorno di insorgenza della malattia;
- un certificato emesso il giorno successivo copre l’assenza solo dalla data della visita;
- il primo giorno di assenza, se non coperto, risulta ingiustificato e non retribuito.
È quindi essenziale sensibilizzare i lavoratori affinché richiedano immediatamente l’intervento del medico al manifestarsi dei sintomi.
4. Procedura corretta in caso di malattia
Si ricorda che, ai fini della corretta copertura previdenziale ed economica, devono essere rispettate le seguenti disposizioni.
4.1 Comunicazione tempestiva
Il lavoratore deve informare l’azienda dell’assenza il giorno stesso dell’insorgenza della malattia, preferibilmente prima dell’inizio del turno di lavoro.
4.2 Certificazione medica telematica
Dal 2010 il certificato di malattia è emesso esclusivamente in modalità telematica:
- il medico trasmette i dati direttamente all’INPS;
- il lavoratore deve comunicare al datore di lavoro solo il numero di protocollo (PUC) oppure verificare che l’invio sia stato effettuato correttamente.
Il certificato consultabile dal datore di lavoro non riporta la diagnosi, ma contiene:
- dati identificativi del medico;
- data di inizio e fine malattia;
- indicazione di prima certificazione, proroga o ricaduta;
- eventuale diverso indirizzo di reperibilità.
5. Reperibilità per visita medica di controllo
Durante il periodo di malattia, il lavoratore è tenuto a rendersi reperibile presso l’indirizzo indicato nel certificato nelle seguenti fasce orarie: 10:00 – 12:00 e 17:00 – 19:00.
L’assenza ingiustificata alla visita di controllo può comportare la perdita totale o parziale dell’indennità.
6. Certificato cartaceo e certificazioni dall’estero
6.1 Certificato cartaceo
In casi eccezionali (es. ricovero ospedaliero), il certificato può essere emesso in formato cartaceo. In tal caso, il lavoratore deve inviarlo all’INPS entro due giorni lavorativi tramite raccomandata.
6.2 Certificati rilasciati all’estero
Paesi UE e Stati convenzionati (es. Svizzera, Paesi SEE, Turchia): invio per raccomandata all’INPS e al datore di lavoro; non è richiesta traduzione. Paesi extra-UE non convenzionati: obbligo di legalizzazione e traduzione tramite rappresentanza consolare o diplomatica italiana; invio entro due giorni all’INPS e al datore di lavoro.
7. Proroga e ricaduta
Le proroghe possono essere emesse con un solo giorno di retroattività. È fondamentale verificare che il medico indichi correttamente la dicitura “proroga” per evitare l’apertura di un nuovo periodo di carenza. La ricaduta può essere certificata entro 30 giorni dall’ultimo giorno di malattia. In tal caso, l’indennità è riconosciuta fin dal primo giorno, senza nuovo periodo di carenza.
8. Raccomandazioni operative per le Aziende
Alla luce dei nuovi controlli introdotti dall’INPS, si suggerisce di:
informare formalmente il personale sulle nuove regole;
- monitorare con attenzione le decorrenze dei certificati;
- non anticipare l’indennità per giornate non riconoscibili dall’Istituto;
- invitare i dipendenti a richiedere la certificazione il giorno stesso dell’insorgenza della malattia.
Certi della Vostra collaborazione, restiamo a disposizione per eventuali approfondimenti o per supportarVi nella predisposizione di comunicazioni interne al personale.
Cordiali Saluti
Fabio Amato
Consulente del Lavoro